Digitalización con validez legal: qué dice el Decreto 10.278

Finalmente, con el Decreto 10.278/2020, del 18 de marzo de 2020, las empresas tienen un excelente motivo para celebrar: ¡ya es posible descartar el papel! Al menos para la gran mayoría de los documentos disponibles — aquellos cuyo contenido no tiene valor histórico —, que ahora pueden descartarse siempre que se digitalicen de acuerdo con los requisitos especificados en el decreto.

Solo quien maneja grandes volúmenes de documentos a diario sabe lo que esto representa. Para muchas empresas, esta nueva realidad establece la necesidad de modernizar la forma de gestionar documentos; para las que ya venían preparándose desde hace tiempo, solo queda verificar si los documentos digitalizados cumplen los requisitos y, finalmente, descartar el papeleo o ajustar lo que no esté conforme.

Es obvio que esta tarea no es tan simple, y nada se transforma de la noche a la mañana: la mayoría de las empresas todavía no cuenta con una gestión de documentos totalmente digital y sin duda tendrá que reorganizar sus procesos de producción, distribución y control de documentos. Para ello será fundamental dedicar esfuerzos a que esta migración se haga bien y en el menor tiempo posible.

Esta posibilidad real de convertir el legado en documentos digitales, habilitada por el Decreto 10.278 al permitir el descarte del papel, coincide con el fenómeno de la transformación digital, que ha exigido a las organizaciones operar en entornos cada vez más digitales. Para ello, las empresas han dejado de generar documentos en papel mediante el uso de tecnologías como Documents (gestión de documentos) y Process (automatización de procesos), junto con la Firma Digital, para la gestión y distribución de documentos y procesos.

Las empresas también deberán prestar atención a la Ley General de Protección de Datos (LGPD), cuyas exigencias entraron en vigor en los años posteriores a su publicación.

Cumplir con la LGPD impacta en la forma de controlar la información involucrada en las operaciones que pueden identificar a una persona. Como estamos hablando de la digitalización de documentos, que en muchos casos seguramente contienen datos de identificación — tanto en los documentos como en los registros —, esto influye directamente en el cumplimiento de la norma. Por lo tanto, las empresas deben prever en sus procesos formas seguras de trabajar con datos, registros y documentos, mitigando los riesgos involucrados y creando nuevas políticas y una nueva cultura para el uso de la información.

Todas estas exigencias y mejoras por las que las empresas tendrán que pasar, ya sea por fuerza de ley o por exigencias del mercado, tomarán tiempo y esfuerzo — pero el resultado es un avance considerable en la capacidad operativa, ya que habrá una modernización significativa de los procesos.

Para descartar los documentos digitalizados, es necesario considerar los siguientes requisitos:

Ante este escenario, muchas empresas tendrán dificultades para adaptarse, tanto en lo referente a la digitalización del legado como a la modernización de sus procesos para aumentar la eficiencia y cumplir con la LGPD. Vale recordar que todas las empresas deben adaptarse — sin importar el tamaño o el segmento: modernizarse es una cuestión de supervivencia y cumplimiento.

Ya vivimos momentos cruciales en los que las empresas buscan soluciones internas y externas para atender esta nueva realidad. Esto genera muchas oportunidades para proveedores de servicios de digitalización y consultoría en gestión de procesos, que tratan a diario con documentos, reglas y procesos, y pueden ayudar a las organizaciones a modernizar sus políticas y elegir las herramientas adecuadas — con el objetivo de garantizar una transición menos turbulenta y más segura.

La Plataforma Interfy cuenta con los recursos y funcionalidades necesarios para digitalizar documentos cumpliendo con los requisitos del Decreto 10.278 y de la LGPD — es un servicio 100% en línea, de implementación rápida y accesible para cualquier empresa.

Desempeña un papel importante en el proceso de transformación digital de las empresas al reunir recursos de gestión de documentos y automatización de procesos en un mismo inicio de sesión. A través de la definición de perfiles de acceso, del registro de logs y de la posibilidad de que la propia empresa diseñe sus flujos de trabajo, la plataforma facilita la implementación de las políticas necesarias para garantizar la seguridad de los datos e información bajo responsabilidad de la empresa.