--- title: "Digitalização com validade legal: o que diz o Decreto 10.278" description: "Perceba o que o Decreto 10.278/2020 muda para o descarte do papel, os requisitos para digitalizar documentos com validade legal e os impactos da LGPD nesse processo." url: https://interfy.ai/pt-pt/blog/legal-document-digitization language: pt-pt published: 2026-05-15T15:00:00+00:00 updated: 2026-10-16T16:10:23+00:00 author: "Equipe Interfy" category: "Gestão Documental" tags: ["Gestão Documental", "Decreto 10.278", "LGPD", "Compliance"] --- # Digitalização com validade legal: o que diz o Decreto 10.278 Perceba o que o Decreto 10.278/2020 muda para o descarte do papel, os requisitos para digitalizar documentos com validade legal e os impactos da LGPD nesse processo. Digitalizar documentos e fazer a gestão eletrónica já é algo que agrega muito valor às organizações por trazer diversos benefícios para a operação, tais como: organização, agilidade, segurança e eficiência. Embora todos os benefícios sejam inquestionáveis, é evidente que havia uma lacuna sobre este tema, visto que não era possível livrar-se do papel, a não ser através da microfilmagem — o que passou a ser utilizado mais por instituições públicas e apenas numa pequena parcela de documentos, devido à forma como se realiza a microfilmagem e ao custo não tão acessível. ## O Decreto 10.278/2020 e o Descarte do Papel Finalmente, com o Decreto 10.278/2020, de 18 de março de 2020, as empresas passam a ter um excelente motivo para comemorar: passa a ser possível descartar o papel! Pelo menos para a grande maioria dos documentos disponíveis — aqueles cujo conteúdo não tem valor histórico —, que agora podem ser descartados, desde que digitalizados de acordo com os requisitos especificados no decreto. Só quem lida diariamente com grandes volumes de documentos sabe o que isso representa. Para muitas empresas, esta nova realidade estabelece a necessidade de modernizar a forma de lidar com documentos; já para as que se vinham preparando há algum tempo para este momento, resta verificar se os documentos digitalizados cumprem os requisitos e, definitivamente, descartar a papelada ou ajustar o que não estiver em conformidade. ## Transformação Digital e Processos É óbvio que esta tarefa não é assim tão simples, e nada se transforma de um dia para o outro: a maioria das empresas ainda não tem uma gestão de documentos totalmente digital e certamente terá de reorganizar os seus processos de produção, distribuição e controlo de documentos. Para isso, será fundamental dedicar esforços para que esta migração seja bem feita e no menor tempo possível. Esta possibilidade real de conversão do legado em documentos digitais, viabilizada pelo Decreto 10.278 com a permissão para descarte do papel, vem a calhar com o fenómeno da transformação digital, que tem exigido das organizações que passem a operar em ambientes cada vez mais digitais. Para isso, as empresas têm deixado de gerar documentos em papel através do uso de tecnologias como o Documents (gestão de documentos) e o Process (automação de processos), aliados à Assinatura Digital, para a gestão e distribuição de documentos e processos. ## Impactos da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) As empresas também terão de se atentar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), cujas exigências entraram em vigor nos anos seguintes à sua publicação. Cumprir a LGPD tem impacto na forma como são controladas as informações envolvidas nas operações que possam identificar um indivíduo. Como estamos a tratar da digitalização de documentos, que seguramente em muitos casos contêm dados de identificação — tanto nos documentos como nos registos —, isso influencia diretamente o cumprimento da norma. Portanto, as empresas precisam de prever nos seus processos formas seguras de trabalhar com dados, registos e documentos, mitigando os riscos envolvidos e criando novas políticas e uma nova cultura para o uso da informação. Todas estas exigências e melhorias pelas quais as empresas terão de passar, seja por força de lei ou por exigências do mercado, vão exigir tempo e esforço — mas o resultado é um avanço considerável na capacidade de operar, já que haverá uma modernização significativa nos processos. ## Requisitos para o Descarte de Documentos Digitalizados Para descartar os documentos digitalizados, é necessário considerar os seguintes requisitos: - Resolução: digitalizar os documentos com no mínimo 300 dpi, exceto plantas e mapas, que devem ser digitalizados com 600 dpi — o documento digitalizado deve equiparar-se ao documento físico; - Certificação: o responsável pela digitalização deve assinar com certificado digital ICP-Brasil, para garantir a integridade e a autoria; - Qualidade: não deve ocorrer perda de qualidade do ficheiro, caso ocorra compressão; - Formato: os ficheiros devem estar em formato PDF/A, e PNG para plantas, mapas, fotos e cartazes; - Indexação: deve conter a indexação mínima exigida — assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (checksum) da imagem; - Segurança: é necessário garantir a proteção do documento contra destruição, alteração, acesso e reprodução não autorizados; - Valor histórico: o documento não deve ter conteúdo de valor histórico. ## Como as Empresas Vão Lidar com Estas Novas Exigências? Perante este cenário, muitas empresas têm dificuldade em adaptar-se, tanto no que diz respeito à digitalização do legado como à modernização dos seus processos para aumentar a eficiência e cumprir a LGPD. Vale a pena lembrar que todas as empresas devem adaptar-se — independentemente da dimensão ou do setor: modernizar é uma questão de sobrevivência e de compliance. Já vivemos momentos cruciais em que as empresas procuram soluções internas e externas para responder a esta nova realidade. Isso traz muitas oportunidades para prestadores de serviços de digitalização e consultoria em gestão de processos, que lidam diariamente com documentos, regras e processos, e podem ajudar as organizações na modernização das suas políticas e na escolha das ferramentas certas — com o objetivo de garantir uma transição menos turbulenta e mais segura. ## Como a Plataforma Interfy Pode Ajudar as Empresas a Adaptarem-se? A Plataforma Interfy possui os recursos e funcionalidades necessários para digitalizar documentos que cumprem os requisitos do Decreto 10.278 e da LGPD — é um serviço 100% online, de implementação rápida e acessível a qualquer empresa. Ela desempenha um papel importante no processo de transformação digital das empresas, por reunir recursos de gestão de documentos e automação de processos num mesmo login. Através da definição de perfis de acesso, do registo de logs e da possibilidade de a própria empresa desenhar os seus fluxos de trabalho, a plataforma facilita a implementação das políticas necessárias para garantir a segurança dos dados e das informações sob responsabilidade da empresa. --- Source: https://interfy.ai/pt-pt/blog/legal-document-digitization