Política de Privacidad

1. Definiciones

Datos Personales: son las informaciones que permiten identificar a una persona natural, directa o indirectamente, incluso mediante el cruce de datos. Ejemplo: número de identidad, documento de identificación fiscal, dirección, fotografía, opción religiosa o partidaria, fecha de nacimiento, datos de salud, biometría, etc.

Titular: es el propietario del dato, es decir, la persona natural a quien el dato se refiere.

Tratamiento de Datos: es cualquier acción realizada con una información personal, como captura, visualización, compartición, recepción, edición, eliminación, transferencia, etc.

Finalidad: objetivo que se pretende alcanzar con el tratamiento de los datos realizado.

Controlador: es la persona física o jurídica designada por Interfy para responder a los cuestionamientos y garantizar que el tratamiento de datos se realice de acuerdo con la legislación aplicable, respetando los derechos de los titulares.

Encargado (Operador): es la persona física o jurídica que realiza el tratamiento de datos en nombre del controlador.

Tercero: persona física o jurídica de derecho público o privado con la cual Interfy se relaciona o pueda relacionarse.

Delegado de Protección de Datos: es la persona física o jurídica designada por Interfy para responder a los cuestionamientos y garantizar que el tratamiento de datos se esté realizando de acuerdo con la LGPD, respetando los derechos de los titulares.

2. Cuáles son tus derechos como titular de datos

• Como titular de los datos, tienes derecho a un acceso facilitado a la información sobre el tratamiento de tus datos, que deberá estar disponible de forma clara, adecuada y ostensible.
• Puedes confirmar la existencia de tratamiento, solicitar y tener acceso a los datos.
• Si identificas que los datos están incompletos, inexactos o desactualizados, puedes solicitar la corrección.
• Interfy no conserva datos innecesarios, pero si algún dato se considera excesivo, puedes solicitar la anonimización, el bloqueo o la eliminación, incluso si están siendo tratados en desconformidad con la legislación aplicable.
• Si necesitas que tus datos sean transferidos a otro proveedor, puedes solicitar la portabilidad de los datos, mediante solicitud expresa, observados los secretos comercial e industrial.
• Si nos has dado consentimiento para tratar tus datos, puedes solicitar su eliminación, salvo en los supuestos previstos en la legislación aplicable.
• Te informaremos qué entidades públicas o privadas con las cuales Interfy compartió tus datos, cuando ocurra dicha compartición.
• Si no deseas darnos tu consentimiento para el tratamiento de datos, respetaremos tu decisión e informaremos las eventuales consecuencias de no otorgarlo.
• Tienes derecho a revocar tu consentimiento, mediante manifestación expresa, de forma gratuita y facilitada.
• Si es necesario, tienes derecho a presentar una petición ante la ANPD, los organismos de defensa del consumidor y las instituciones reguladoras de protección de datos, en caso de que tus datos sean tratados de forma inadecuada por Interfy.
• Puedes oponerte al tratamiento de datos fundamentado en un supuesto de dispensa de consentimiento en caso de incumplimiento de la legislación aplicable.
• Si Interfy trata datos de forma automatizada y toma decisiones basadas únicamente en ese tratamiento que afecten tus intereses, puedes solicitar la revisión de tales decisiones.
• En cualquier momento puedes solicitar información clara y adecuada sobre los criterios y procedimientos utilizados para decisiones automatizadas, observados los secretos comercial e industrial.
• Para ejercer tus derechos relacionados con la protección de datos, envía tu solicitud a privacidad@interfy.ai; nuestra encargada de protección de datos tomará las medidas necesarias para atender tu solicitud.
• Si retiras tu consentimiento y no existe otra base legal que ampare el procesamiento, dejaremos de procesar tus datos para el objetivo consentido.
• Cualquier información que proporciones en blogs o sitios web, expuesta en internet en lugares sin control de acceso, de forma pública, no puede tener su protección garantizada por nosotros, tampoco podemos limitar quién podrá copiar o compartir dichos datos.

3. Qué datos tratamos

Interfy es una proveedora de servicios de gestión inteligente de documentos y automatización de procesos de negocio, reuniendo documentos (Documents), automatización de procesos (Process), captura inteligente (Capture) y firma electrónica y digital (Sign) en una única plataforma. Nuestros servicios se prestan en línea, con contratación directa por las empresas usuarias o a través de socios de negocios y distribuidores. Tratamos los datos necesarios para activar y mantener nuestros servicios en funcionamiento, garantizar la seguridad y la disponibilidad, diagnosticar problemas técnicos, recordar información útil para un mejor uso del servicio, enviar notificaciones de mantenimiento y alertas necesarias, prestar soporte técnico, ofrecer capacitaciones y orientaciones de buenas prácticas, informar sobre mejoras y nuevas funcionalidades, y ofrecer servicios complementarios relevantes para usuarios y futuros usuarios.

Cada persona física o jurídica que contrata nuestros servicios puede almacenar y tratar datos utilizando las funcionalidades disponibles en nuestra plataforma, siendo identificada como CONTROLADORA, y Interfy pasa a actuar como ENCARGADA. En esa condición, mantenemos los datos seguros y accesibles, eliminándolos o proporcionando copia mediante solicitud expresa de la CONTROLADORA, respetando las configuraciones definidas por ella. Como ENCARGADA, Interfy se compromete a tratar la información clasificada como datos personales siguiendo rigurosamente los criterios definidos por la CONTROLADORA y especificados en el GDPR y en la LGPD y demás normas aplicables, únicamente para los fines delimitados en los términos de uso, no pudiendo Interfy ser responsabilizada ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) y/o otras autoridades, titulares de datos, o cualquier otra institución con poderes para aplicar sanciones administrativas o judiciales.

Si Interfy llegara a ser sancionada en calidad de ENCARGADA, queda resguardado su derecho de regreso para requerir de la CONTROLADORA el resarcimiento por todas las pérdidas, daños y gastos derivados del ilícito, además de otras medidas necesarias para proteger los derechos de Interfy.

Interfy y las empresas pertenecientes al grupo no tienen control sobre qué datos almacenan los usuarios, de acuerdo con el punto 8 de nuestros Términos de Uso.

Para usar nuestros servicios, proporcionas la siguiente información, considerada Datos Personales y por la cual Interfy tiene responsabilidad como CONTROLADORA: al momento de la contratación de los servicios, como usuario de la plataforma, o cuando accedes a nuestros sitios y nos envías un currículum personal, nos ofreces tu nombre, correo electrónico, teléfono, cargo y datos de currículum (que varían según cada titular).

4. Para qué usamos cada dato

Nombre y correo electrónico: utilizamos estos datos para enviar la notificación inicial de creación de tu espacio de trabajo y, posteriormente, comunicaciones relacionadas con el servicio, necesidades de mantenimiento, actualizaciones, obligaciones legales, información de marketing sobre nuevos productos y funcionalidades, ofertas, o cualquier otro contenido necesario para perfeccionar la prestación del servicio. Puedes optar por no recibir mensajes de marketing, marcando la opción disponible en el cuerpo del correo. Si recibimos una comunicación por correo electrónico, podremos conservar el mensaje, incluidas nuestras respuestas, con fines de mantenimiento de historial de atención.

Número de teléfono: recopilamos el número de teléfono para contactos posteriores vía WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería, con el objetivo de atender solicitudes de soporte de forma más rápida y precisa, enviar comunicaciones y material de marketing, o para contactos de nuestro departamento financiero, cuando sea adecuado y necesario. No te agregaremos a ningún grupo sin invitación previa.

Currículum: los currículums enviados por los titulares de datos se almacenan en nuestra base durante 24 meses, utilizados para seleccionar colaboradores en nuestros procesos de contratación cuando se abre una nueva vacante.

Cargo: se almacena en el registro de clientes y socios para que podamos identificar las funciones de cada persona con quien tenemos relación, dirigiéndonos a las personas correctas cuando sea necesario.

Datos de pago: se utilizan para el procesamiento del cobro mensual de los servicios. Cuando se selecciona la opción de pago por tarjeta de crédito y/o débito, Interfy no los almacena — se asocian a un ID de suscripción en el procesador de pagos (por ejemplo, Stripe o PayPal), que recopila y mantiene los datos para el procesamiento. Interfy conserva únicamente el ID asociado; nuestros subencargados tienen sus propias políticas de privacidad. Para los demás métodos de pago disponibles, recopilamos y mantenemos información de cobro, registro de suscripción y registros de pago para la continuidad de los servicios. Además de los datos anteriores, podemos recopilar: ubicación, IP del equipo de acceso e identificación de dispositivos de acceso.

5. Cómo recopilamos y para qué usamos cada dato

Tu ubicación: podemos recopilar, almacenar y monitorear datos de ubicación cuando accedes a uno de nuestros sitios o a la aplicación Interfy. Combinados con otros datos, estos datos pueden hacerte identificable; son necesarios para el funcionamiento adecuado de algunos servicios, como la identificación de la moneda local y el idioma.

IP del equipo de acceso: unificado a la dirección de correo electrónico y a la ubicación, nos permite identificar dónde está ubicado el usuario en nuestra plataforma y a qué región pertenece, ayudando a mejorar nuestros procedimientos de atención e identificar posibles problemas relacionados con la región, como cuestiones de rendimiento del servicio.

Identificación de dispositivos de acceso: al acceder a los servicios desde un dispositivo móvil, podemos recopilar, almacenar, monitorear y acceder a identificadores del dispositivo, que pueden hacerte identificable si se asocian con otros datos. Almacenamos estos datos para renderizar las páginas de acuerdo con el tamaño del dispositivo y restringir funciones no adecuadas para determinados tipos de dispositivo.

Otros datos que procesamos a partir de los datos recopilados anteriormente:

Cookies: te ayudan a iniciar sesión en la plataforma de forma más rápida, almacenando información sobre cómo navegas por el sitio; esta información, enviada a nosotros de forma anónima, nos permite mejorar tu experiencia de navegación. Una cookie persistente permanece en tu disco duro después de cerrar el navegador, pudiendo eliminarse según las instrucciones de tu navegador; una cookie de sesión es temporal y desaparece al cerrar el navegador.

Archivos de registro (logs): cuando usas el Servicio, nuestros servidores registran automáticamente cierta información enviada por tu navegador, como solicitud web, dirección IP, tipo de navegador, páginas de consulta/salida y URLs, número de clics, cómo interactúas con enlaces en el Servicio, nombres de dominio, landing pages, páginas visualizadas, operador móvil y otra información.

Web beacons: podemos utilizarlos en correos electrónicos basados en HTML enviados a los usuarios, lo que nos permite rastrear cuáles de ellos son abiertos por los destinatarios y los patrones de uso en línea, generando estadísticas más elaboradas y haciendo nuestros servicios más atractivos para los usuarios.

6. Datos que se recopilan opcionalmente

Puedes agregar tu foto en el perfil de acceso de la plataforma cuando estés utilizando los servicios. Esta acción es opcional y puedes eliminarla cuando lo desees.

También puedes enviarnos tus datos al completar un formulario en línea, enviar un correo electrónico o hacer contacto mediante chat. Estos datos se procesan para proporcionar la información que nos solicites y pueden utilizarse para marketing directo y para fines analíticos.

Si te inscribes en uno de nuestros eventos en línea, enviarás tu información de contacto, mediante la cual te daremos acceso al evento; estos datos se procesan para entender mejor nuestra base de usuarios o futuros usuarios y para fines de marketing directo.

Puedes cancelar la recepción de comunicaciones de marketing de Interfy siguiendo las instrucciones de cancelación en el pie de los correos promocionales, o enviando un correo a privacidad@interfy.ai.

7. Datos recopilados de terceros

Podemos recopilar datos de fuentes de terceros para que puedas iniciar sesión en nuestros servicios, o si compartes datos almacenados en nuestros servicios con terceros — estos servicios de terceros pueden enviarnos información sobre ti y tu perfil público, siempre que la configuración de tu cuenta en la aplicación del tercero permita ese tipo de compartición.

También podemos recibir información asociada al uso de nuestros sitios a partir de aplicaciones de terceros. Si visitas nuestros sitios, podemos monitorear y registrar tus actividades, y nuestros proveedores externos pueden proporcionarnos información adicional disponible para acceso público.

La información que recopilamos también puede utilizarse para identificación, autenticación, prevención de fraude y para mejorar el servicio que prestamos, incluida la solución de problemas, investigaciones de mercado y cumplimiento de nuestros Términos de Uso.

8. Cómo Interfy trata, en calidad de ENCARGADA, los documentos y datos almacenados por ti en la plataforma

El contenido almacenado por ti y por las personas de tu organización en la plataforma Interfy no es visualizado por nuestro equipo de soporte, salvo que el administrador de la plataforma proporcione nombre de usuario y contraseña de acceso a uno de nuestros colaboradores, con fines exclusivos de soporte técnico y orientación sobre el uso de la aplicación — debiendo el usuario ser desactivado por el administrador al finalizar la atención. Cada cliente recibe una base aislada, garantizando la protección del acceso a la información: solo tendrán acceso al contenido las personas a quienes el administrador de la plataforma proporcione nombre de usuario y contraseña con los respectivos permisos. Todos los contenidos y datos almacenados (registros, archivos electrónicos, metadatos, formularios, procesos, etc.) se transfieren a nuestros servidores en la infraestructura AWS (con certificaciones ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II y HIPAA Ready, además de conformidad con la LGPD y el GDPR), mediante digitación, digitalización y/o carga por las personas autorizadas por la CONTROLADORA, de acuerdo con las reglas y configuraciones predefinidas por el administrador de la plataforma; el contenido circula entre estaciones de trabajo o dispositivos y se transfiere vía HTTPS, utilizando cifrado TLS.

9. Compartición con terceros

Interfy puede compartir tus datos con socios de negocios cuando consideremos que son confiables y que puedan tener productos y servicios relevantes para ti, o para que podamos ejecutar este contrato de prestación de servicios — como, por ejemplo, proveedores de hospedaje. Cuando necesitamos hacer esto, nos aseguramos de que el tercero sea confiable y mantenga la confidencialidad sobre tus datos.

Si Interfy pasa por un proceso de fusión, adquisición o cambio en la composición societaria, la empresa podrá compartir tus datos con terceros como consecuencia de ese proceso.

Si accedes a nuestra aplicación utilizando aplicaciones de terceros directamente, tus datos pueden compartirse con ellos; asegúrate de confiar en la aplicación y observa las políticas de protección de datos de su empresa propietaria.

Podemos compartir datos con aplicaciones de terceros mediante el uso de API, donde los datos almacenados pueden consultarse y/o copiarse a otras aplicaciones, con la debida conformidad de la CONTROLADORA responsable de los datos almacenados en nuestra plataforma.

Interfy puede divulgar tus datos personales cuando esté obligada por ley o disposición legal, con el objetivo de proteger la seguridad de cualquier individuo en cuestiones de fraude, proteger el derecho a la vida y a la libertad, o proteger los derechos de Interfy.

Usamos herramientas analíticas de terceros, que recopilan información enviada por tu navegador como parte de una solicitud de página web, complementos del navegador y otra información, para ayudarnos a medir el tráfico y las tendencias de uso de nuestros Servicios.

Interfy puede almacenar y procesar datos personales en sistemas de marketing de terceros, sistemas de relación con el cliente (CRM) y sistemas de gestión de correo electrónico, con el fin de promover las operaciones de la empresa y facilitar las interacciones con usuarios y clientes potenciales.

10. Blog y comunidad

Podemos crear blogs y comunidades accesibles al público, incluidos foros. Toda información que incluyas en esas áreas podrá ser leída por otras personas, las cuales no podemos controlar, pudiendo además ser recopilada y utilizada por quien acceda a ese contenido; la información publicada puede permanecer disponible incluso después de que canceles tu cuenta.

Si eliminas información publicada en el servicio de blog y/o comunidad, las copias pueden permanecer almacenadas en caché del servicio o por otros usuarios. Si deseas que hagamos la eliminación de esa información, envía un correo a privacidad@interfy.ai; sin embargo, en algunos casos, podemos no lograr eliminar dicha información.

11. Compartición internacional de datos

El hospedaje de nuestros servicios está distribuido en las regiones siguientes:

• Amazon AWS — São Paulo (Brasil) y Virginia (Estados Unidos de América).

Los datos se distribuyen de forma automatizada mediante los recursos tecnológicos aplicados en la propia infraestructura. Para garantizar la protección de los datos, adoptamos medidas de seguridad siguiendo las determinaciones de la LGPD y, junto con el proveedor AWS, utilizamos recursos contra destrucción accidental, acceso no autorizado, copias de seguridad automatizadas y medidas organizativas alineadas con la política de seguridad, entre otros aspectos técnicos razonables.

Los datos de los usuarios de la Unión Europea, Reino Unido, Liechtenstein, Noruega, Islandia y demás países se almacenan en los Estados Unidos (EE. UU.) a través de Interfy y de sus proveedores de servicios; si no resides en EE. UU., las leyes pueden ser diferentes de las leyes donde residas. Al usar los Servicios, reconoces que cualquier información personal sobre ti está siendo proporcionada a Interfy en EE. UU. y hospedada en servidores de EE. UU., y autorizas a Interfy a transferir, almacenar y procesar tu información desde y en los Estados Unidos y, cuando sea necesario, en otros países indicados en esta política. Los usuarios de Brasil pueden tener sus datos almacenados en los Estados Unidos y en Brasil.

12. Tiempo de procesamiento y retención de los datos

Datos de los cuales Interfy es CONTROLADORA: los datos recopilados directamente o por nuestros clientes a partir de la Plataforma se conservan únicamente durante el tiempo necesario para la prestación de los servicios, o durante el tiempo necesario para el cumplimiento de nuestros acuerdos y obligaciones legales, contables y fiscales. Para su eliminación o anonimización, establecemos políticas internas que garanticen la seguridad del proceso, pudiendo conservar el dato hasta 3 meses después de cesar el uso de los servicios, como margen de seguridad antes de ser eliminados o anonimizados. Los datos utilizados por el departamento de marketing podrán conservarse mientras entendamos que nuestros servicios puedan ser relevantes para una futura contratación, o hasta que te des de baja o solicites la eliminación de los datos.

Datos de los cuales Interfy es ENCARGADA: se conservan hasta que la CONTROLADORA solicite la eliminación y hasta que podamos ejecutarla con seguridad, confirmando que todos los datos fueron definitivamente eliminados, lo que puede tardar hasta 90 días. Interfy exige que todas las personas físicas y jurídicas contratantes y usuarias de nuestros servicios actúen en conformidad con todas las leyes y reglamentos aplicables, además de esta política, pudiendo finalizar la prestación de los servicios de forma unilateral si detecta que los usuarios del contratante están infringiendo normas de protección de datos personales, conforme a lo especificado en nuestros Términos de Uso.

Datos procesados para mantener la conformidad: los datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tributarias, previsionales, laborales y legales del grupo Interfy, en cualquiera de los países en que operamos, se conservan durante el tiempo determinado por la ley de cada país.

13. Del consentimiento

Al aceptar nuestra Política de Privacidad y al registrarte para utilizar nuestra plataforma o cualquiera de nuestros Servicios, asumes que estás de acuerdo con ella y nos autorizas a procesar tus datos de acuerdo con esta política.

Tienes el derecho de retirar total o parcialmente tu consentimiento para que procesemos tus Datos Personales. Para ello, comunícate con privacidad@interfy.ai, y dejaremos de procesar tus datos personales para los fines con los que consentiste originalmente, salvo que existan motivos legales y convincentes para continuar procesando tus Datos Personales, que prevalezcan sobre tus intereses, derechos y libertades, o para el establecimiento, ejercicio o defensa en acciones judiciales.

14. Corregir, actualizar o eliminar tu información

Puedes solicitar la corrección, actualización o eliminación de la información personal que proporcionas directamente a Interfy; nuestro equipo hará los mejores esfuerzos para atender tu solicitud dentro del plazo legal aplicable, pero no seremos responsables por eventuales fallas en la entrega de nuestra respuesta.

Cuando tu información es procesada por uno de nuestros clientes contratantes de nuestros servicios, debes dirigir tus solicitudes directamente a tu proveedor (nuestro cliente de servicios), quien actúa como CONTROLADOR de tus datos.

15. Derechos de privacidad para usuarios de California

Los residentes en California tienen derecho a solicitarnos un aviso que identifique las categorías de información personal que compartimos con nuestros socios o terceros con fines de marketing, incluida la información de contacto de cada tercero. Si eres residente en California, utilizas nuestros servicios y deseas solicitar dicha información, envía una solicitud a privacidad@interfy.ai.

16. Información personal de menores

No recopilamos ni solicitamos intencionalmente información personal de menores de 13 años, de acuerdo con nuestro Término de Suscripción. Si eres menor de 13 años, no intentes registrarte en los servicios ni enviarnos ninguna información personal sobre ti. Si tomamos conocimiento de una cuenta creada por una persona menor de 13 años, o de información enviada a nosotros directamente en esas condiciones, eliminaremos toda la información lo antes posible. Si identificas que un menor de 13 años registró una cuenta en nuestros servicios o proporcionó información personal, contáctanos en privacidad@interfy.ai.

17. Base legal para el procesamiento de datos personales

Solo procesamos tu información personal si tenemos una base legal para hacerlo. Utilizamos las siguientes bases legales:

• Necesidad contractual: los datos se procesan para cumplir nuestro Término de Servicio contigo, siendo fundamentales para que podamos prestar los servicios — sin ellos no podríamos hacerlo. Incluye datos esenciales de la cuenta, cookies primarias esenciales, datos de conexión e información de cuenta de terceros (si la hubiera), como en el caso de inicio de sesión vía Active Directory.
• Consentimiento: en algunos casos, procesamos datos personales con base en el consentimiento formalmente proporcionado por ti en el momento de la recopilación, solicitado de forma expresa en el acto de la recopilación.
• Interés legítimo: recopilamos determinadas categorías cuando creemos que favorecen nuestro interés legítimo o el de terceros, como datos de cobro, datos de formulario en línea, datos adicionales de la cuenta, teléfono, chat y correo electrónico (cuando se recopilan por medios distintos a la cuenta de usuario del servicio), datos de eventos y comunidades, cookies de rastreo, ticket de soporte, identificadores de dispositivos y web beacons.
• Otros motivos: podemos procesar datos para cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y laborales, para proteger intereses vitales de los titulares de datos, o para atender exigencias de instituciones gubernamentales y/o del poder judicial.

18. Disposiciones generales