Aprovação paralela: como obter o aval de todas as áreas sem correr atrás de e-mails

Um contrato precisa da análise do Jurídico e do aval do Financeiro. Na maioria das empresas, isso vira um e-mail para o Jurídico, uma espera, um encaminhamento para o Financeiro, outra espera e várias mensagens de "alguém já viu isso?". Cada área precisa de pouco tempo com o documento, mas a solicitação passa a maior parte do tempo parada na caixa de entrada de alguém.

Um fluxo de aprovação paralela resolve isso: todas as áreas recebem a solicitação ao mesmo tempo, e o processo só avança quando todas concluírem. Neste post, explicamos como funciona a aprovação paralela, quando usar e como montar uma no Interfy Process, sem programar.

O que é aprovação paralela?

Aprovação paralela é um fluxo de aprovação em que uma solicitação é enviada a vários aprovadores ou áreas ao mesmo tempo, cada um analisa de forma independente, e o processo só continua depois que todos os ramos terminam. É o oposto da aprovação sequencial, em que cada aprovador age depois do anterior.

A aprovação sequencial ainda tem seu lugar: se o Financeiro só pode avaliar depois que o Jurídico alterar as cláusulas, a ordem importa. Mas quando as análises são independentes, colocá-las em fila só gera atraso.

O custo da aprovação sequencial

A aprovação sequencial raramente falha de forma visível. Ela simplesmente se acumula. Cada passagem de bastão traz uma espera até alguém perceber a solicitação, e as esperas se somam. Uma solicitação com três aprovadores carrega três filas, não uma.

Há custos menos visíveis também. Quando tudo anda por e-mail, ninguém sabe ao certo onde a solicitação está, anexos ficam desatualizados e, quando alguém pergunta "quem aprovou e quando?", a resposta está perdida numa conversa. Rodar análises independentes em paralelo elimina a espera acumulada, e rodá-las numa ferramenta de processos transforma cada análise numa tarefa acompanhada.

Onde a aprovação paralela ajuda

Como montar uma aprovação paralela no Interfy Process

No Interfy Process, a aprovação paralela usa o Gateway Paralelo, o losango com um "+" no designer de processos. Não existem elementos separados de divisão e junção: o mesmo gateway divide ou junta conforme o número de linhas que entram e saem. Tudo é configurado desenhando, sem código.

1. Inicie o processo. Abra o designer de processos no Interfy Process e adicione a etapa de envio do contrato.
2. Divida com um Gateway Paralelo. Coloque um Gateway Paralelo após o envio e desenhe uma linha de saída para cada área: uma para a análise do Jurídico e outra para a do Financeiro.
3. Configure cada tarefa de análise. Atribua cada tarefa às pessoas ou ao departamento certo, com os campos e documentos que a área precisa ver.
4. Junte com um Gateway Paralelo. Ligue as duas tarefas a um segundo Gateway Paralelo. Com várias linhas entrando e uma saindo, ele funciona como junção.
5. Siga para a decisão. Conecte a junção à etapa de decisão final. A tarefa de decisão só é criada depois que os dois ramos chegam.

Quem termina seu ramo primeiro recebe este aviso:

Interfy Process, ao concluir um ramo paralelo

Alguns comportamentos importantes antes de desenhar o processo:

1. Uma reprovação não interrompe o caso. Os outros ramos continuam, e a reprovação segue o caminho desenhado no processo. Se esse caminho nunca chegar à junção, ela continua aguardando e o caso fica aberto até ser finalizado ou cancelado. Um evento de fim configurado para finalizar o caso encerra o caso e os outros ramos. Planeie os caminhos de reprovação com cuidado.
2. Só o Gateway Paralelo garante que todos os ramos terminem. Junções exclusivas não aguardam outros caminhos. Use o Gateway Paralelo quando todas as análises precisam estar concluídas antes da próxima etapa.
3. O trabalho em andamento fica protegido. Casos já iniciados mantêm o comportamento com que começaram, então mudar o desenho não atrapalha o que está em curso.

O recurso está disponível em todos os planos da Interfy e está a ser disponibilizado para a maioria dos workspaces. Saiba mais na página do Interfy Process.

Deixe cada caso visível só para os departamentos certos

Aprovações costumam envolver documentos sensíveis. Na web, a Interfy permite restringir casos por departamento, para que cada caso fique visível às áreas que trabalham nele, e não a todo o workspace. Combinado com os ramos paralelos, cada departamento faz sua parte sem abrir o acesso mais do que precisa.

Acompanhe cada ramo em Minhas Atividades e no relatório de Todos os Casos

Cada ramo paralelo é uma tarefa, então os aprovadores encontram suas pendências em Minhas Atividades junto com o resto do trabalho. Donos de processo e gestores acompanham os casos no relatório de Todos os Casos para ver o que ainda está aguardando, sem cobrar status por e-mail.

Integre com outros sistemas via Webhooks

Se outras ferramentas precisam saber o que aconteceu, os Webhooks da Interfy podem enviar eventos do processo, como tarefas atribuídas ou concluídas e casos finalizados ou cancelados. Assim, é possível avisar outro sistema ou atualizar um registo quando uma aprovação termina, sem cópia manual.

Checklist da aprovação paralela

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