Politica de Confidențialitate

1. Definiții

Date cu Caracter Personal: sunt informațiile care permit identificarea unei persoane fizice, direct sau indirect, inclusiv prin corelarea datelor. Exemplu: număr de identitate, CNP, adresă, fotografie, opțiune religioasă sau politică, data nașterii, date de sănătate, date biometrice etc.

Titular: este proprietarul datelor, adică persoana fizică la care se referă datele.

Prelucrarea Datelor: este orice acțiune realizată asupra unei informații personale, precum captarea, vizualizarea, partajarea, primirea, editarea, eliminarea, transferul etc.

Scop: obiectivul care se dorește a fi atins prin prelucrarea datelor realizată.

Operator: este persoana fizică sau juridică indicată de Interfy pentru a răspunde la întrebări și pentru a garanta că prelucrarea datelor se realizează conform legislației aplicabile, respectând drepturile titularilor.

Persoană Împuternicită: este persoana fizică sau juridică care realizează prelucrarea datelor în numele operatorului.

Terț: persoană fizică sau juridică de drept public sau privat cu care Interfy are sau va avea o relație.

Responsabil (DPO): este persoana fizică sau juridică indicată de Interfy pentru a răspunde la întrebări și pentru a garanta că prelucrarea datelor se realizează conform LGPD, respectând drepturile titularilor.

2. Care sunt drepturile dumneavoastră în calitate de titular de date

• În calitate de titular al datelor, aveți dreptul la acces facilitat la informațiile despre prelucrarea datelor dumneavoastră, care trebuie puse la dispoziție într-un mod clar, adecvat și ostensibil.
• Puteți confirma existența prelucrării, solicita și avea acces la date.
• Dacă identificați că datele sunt incomplete, inexacte sau depășite, puteți solicita corectarea acestora.
• Interfy nu păstrează date inutile, dar dacă vreo dată este considerată excesivă, puteți solicita anonimizarea, blocarea sau eliminarea acesteia, inclusiv dacă este prelucrată în neconformitate cu legislația aplicabilă.
• Dacă aveți nevoie ca datele dumneavoastră să fie transferate către un alt furnizor, puteți solicita portabilitatea datelor, printr-o cerere expresă, respectând secretele comerciale și industriale.
• Dacă ne-ați dat consimțământul de a prelucra datele dumneavoastră, puteți solicita eliminarea lor, cu excepția situațiilor prevăzute de legislația aplicabilă.
• Vă vom informa cu privire la entitățile publice sau private cu care Interfy a partajat datele dumneavoastră, atunci când are loc o partajare.
• Dacă doriți să nu ne oferiți consimțământul pentru prelucrarea datelor, vom respecta decizia dumneavoastră și vă vom informa despre eventualele consecințe ale neacordării acestuia.
• Aveți dreptul de a vă revoca consimțământul, printr-o manifestare expresă, în mod gratuit și facil.
• Dacă este necesar, aveți dreptul de a depune o petiție la ANPD, la organismele de protecție a consumatorilor și la instituțiile de reglementare a protecției datelor, în cazul în care datele dumneavoastră sunt prelucrate în mod inadecvat de Interfy.
• Vă puteți opune prelucrării datelor fundamentate pe ipoteza de dispensă de consimțământ, în cazul nerespectării legislației aplicabile.
• Dacă Interfy prelucrează date în mod automatizat și ia decizii bazate exclusiv pe această prelucrare care vă afectează interesele, puteți solicita revizuirea unor astfel de decizii.
• În orice moment puteți solicita informații clare și adecvate despre criteriile și procedurile utilizate pentru deciziile automatizate, respectând secretele comerciale și industriale.
• Pentru a vă exercita drepturile legate de protecția datelor, trimiteți solicitarea dumneavoastră la privacidade@interfy.ai; responsabilul nostru cu protecția datelor va lua măsurile necesare pentru a răspunde solicitării dumneavoastră.
• Dacă vă retrageți consimțământul și nu există o altă bază legală care să susțină prelucrarea, vom întrerupe prelucrarea datelor dumneavoastră pentru obiectivul consimțit.
• Orice informație pe care o furnizați pe bloguri sau site-uri web, expusă pe internet în locuri fără control al accesului, în mod public, nu poate avea protecția garantată de noi, și nici nu putem limita cine poate copia sau partaja astfel de date.

3. Ce date prelucrăm

Interfy este o furnizoare de servicii de gestiune inteligentă a documentelor și automatizare a proceselor de afaceri, reunind gestiunea documentelor (Documents), automatizarea proceselor (Process), captarea inteligentă (Capture) și semnătura electronică și digitală (Sign) într-o singură platformă. Serviciile noastre sunt furnizate online, cu contractare directă de către companiile utilizatoare sau prin parteneri de afaceri și distribuitori. Prelucrăm datele necesare pentru a activa și menține funcționarea serviciilor noastre, a garanta securitatea și disponibilitatea, a diagnostica probleme tehnice, a reține informații utile pentru o utilizare mai bună a serviciului, a trimite notificări de întreținere și alerte necesare, a oferi suport tehnic, a asigura instruiri și îndrumări privind bunele practici, a informa despre îmbunătățiri și funcționalități noi, și a oferi servicii complementare relevante pentru utilizatori și viitori utilizatori.

Fiecare persoană fizică sau juridică care contractează serviciile noastre poate stoca și prelucra date utilizând funcționalitățile disponibile pe platforma noastră, fiind identificată drept OPERATOR, iar Interfy acționează ca PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ. În această calitate, păstrăm datele în siguranță și accesibile, eliminându-le sau oferind o copie la cererea expresă a OPERATORULUI, respectând configurările definite de acesta. În calitate de PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ, Interfy se angajează să prelucreze informațiile clasificate ca date cu caracter personal respectând riguros criteriile definite de OPERATOR și specificate în GDPR și LGPD și în alte reglementări aplicabile, exclusiv pentru scopurile delimitate în termenii de utilizare, Interfy neputând fi trasă la răspundere în fața Autorității Naționale de Protecție a Datelor (ANPD) și/sau a altor autorități, titulari de date, sau a oricărei alte instituții cu competența de a aplica sancțiuni administrative sau judiciare.

Dacă Interfy va fi sancționată în calitate de PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ, își rezervă dreptul de regres pentru a solicita de la OPERATOR despăgubirea pentru toate pierderile, daunele și cheltuielile rezultate din fapta ilicită, precum și alte măsuri necesare pentru a proteja drepturile Interfy.

Interfy și companiile din grup nu au control asupra datelor pe care utilizatorii le stochează, conform pct. 8 din Termenii noștri de Utilizare.

Pentru a utiliza serviciile noastre, furnizați următoarele informații, considerate Date cu Caracter Personal și pentru care Interfy are responsabilitatea ca OPERATOR: la momentul contractării serviciilor, ca utilizator al platformei, sau când accesați site-urile noastre și ne trimiteți un CV, ne oferiți numele, e-mailul, telefonul, funcția și datele din CV (care variază în funcție de fiecare titular).

4. Pentru ce folosim fiecare dată

Nume și e-mail: utilizăm aceste date pentru a trimite notificarea inițială de creare a spațiului dumneavoastră de lucru și, ulterior, comunicări legate de serviciu, necesități de întreținere, actualizări, obligații legale, informații de marketing despre produse și funcționalități noi, oferte, sau orice alt conținut necesar pentru a îmbunătăți furnizarea serviciului. Puteți opta să nu primiți mesaje de marketing, bifând opțiunea disponibilă în corpul e-mailului. Dacă primim o comunicare prin e-mail, putem reține mesajul, inclusiv răspunsurile noastre, în scopul păstrării istoricului de asistență.

Număr de telefon: colectăm numărul de telefon pentru contacte ulterioare prin WhatsApp sau alte aplicații de mesagerie, cu scopul de a răspunde solicitărilor de suport mai rapid și mai precis, de a trimite comunicări și materiale de marketing, sau pentru contacte ale departamentului nostru financiar, atunci când este adecvat și necesar. Nu vă vom adăuga în niciun grup fără o invitație anterioară.

CV: CV-urile trimise de titularii de date sunt stocate în baza noastră de date timp de 24 de luni, utilizate pentru a selecta colaboratori în procesele noastre de recrutare atunci când este deschis un post nou.

Funcție: este stocată în evidența clienților și partenerilor pentru a putea identifica funcțiile fiecărei persoane cu care avem o relație, direcționându-ne către persoanele corecte atunci când este necesar.

Date de plată: sunt utilizate pentru procesarea facturării lunare a serviciilor. Atunci când este selectată opțiunea de plată prin card de credit și/sau debit, Interfy nu le stochează — acestea sunt asociate unui ID de abonament în procesatorul de plăți (de exemplu, Stripe sau PayPal), care colectează și păstrează datele pentru procesare. Interfy păstrează doar ID-ul asociat; subprocesatorii noștri au propriile politici de confidențialitate. Pentru celelalte metode de plată disponibile, colectăm și păstrăm informații de facturare, înregistrare de abonament și evidențe de plată pentru continuitatea serviciilor. În plus față de datele de mai sus, putem colecta: locație, IP-ul aparatului de acces și identificarea dispozitivelor de acces.

5. Cum colectăm și pentru ce folosim fiecare dată

Locația dumneavoastră: putem colecta, stoca și monitoriza date de localizare atunci când accesați unul dintre site-urile noastre sau aplicația Interfy. Combinate cu alte date, aceste date vă pot face identificabil; sunt necesare pentru funcționarea adecvată a unor servicii, cum ar fi identificarea monedei locale și a limbii.

IP-ul aparatului de acces: unificat cu adresa de e-mail și locația, ne permite să identificăm unde este alocat utilizatorul pe platforma noastră și cărei regiuni apartine, ajutându-ne să îmbunătățim procedurile de asistență și să identificăm eventuale probleme legate de regiune, cum ar fi aspecte de performanță a serviciului.

Identificarea dispozitivelor de acces: la accesarea serviciilor printr-un dispozitiv mobil, putem colecta, stoca, monitoriza și accesa identificatorii dispozitivului, care vă pot face identificabil dacă sunt asociați cu alte date. Stocăm aceste date pentru a reda paginile în funcție de dimensiunea dispozitivului și pentru a restricționa funcții neadecvate anumitor tipuri de dispozitive.

Alte date pe care le prelucrăm pe baza datelor colectate mai sus:

Cookie-uri: vă ajută să vă autentificați pe platformă mai rapid, stocând informații despre modul în care navigați pe site; aceste informații, trimise nouă anonim, ne permit să vă îmbunătățim experiența de navigare. Un cookie persistent rămâne pe hard disk-ul dumneavoastră după închiderea browserului, putând fi eliminat conform instrucțiunilor browserului dumneavoastră; un cookie de sesiune este temporar și dispare la închiderea browserului.

Fișiere de log: atunci când utilizați Serviciul, serverele noastre înregistrează automat anumite informații trimise de browserul dumneavoastră, cum ar fi solicitarea web, adresa IP, tipul de browser, paginile de intrare/ieșire și URL-urile, numărul de click-uri, modul în care interacționați cu linkurile din Serviciu, numele de domeniu, paginile de destinație, paginile vizualizate, operatorul de telefonie mobilă și alte informații.

Web beacons: le putem utiliza în e-mailurile bazate pe HTML trimise utilizatorilor, ceea ce ne permite să urmărim care dintre acestea sunt deschise de destinatari și tiparele de utilizare online, generând statistici mai elaborate și făcând serviciile noastre mai atractive pentru utilizatori.

6. Date colectate opțional

Puteți adăuga fotografia dumneavoastră în profilul de acces al platformei atunci când utilizați serviciile. Această acțiune este opțională și o puteți elimina atunci când doriți.

De asemenea, ne puteți trimite datele dumneavoastră completând un formular online, trimițând un e-mail sau contactându-ne prin chat. Aceste date sunt prelucrate pentru a vă furniza informațiile pe care ni le solicitați și pot fi utilizate pentru marketing direct și în scopuri analitice.

Dacă vă înscrieți la unul dintre evenimentele noastre online, ne veți trimite informațiile de contact, prin care vă vom oferi acces la eveniment; aceste date sunt prelucrate pentru a înțelege mai bine baza noastră de utilizatori sau viitori utilizatori și în scopuri de marketing direct.

Puteți anula primirea comunicărilor de marketing de la Interfy urmând instrucțiunile de dezabonare din subsolul e-mailurilor promoționale, sau trimițând un e-mail la privacidade@interfy.ai.

7. Date colectate de la terți

Putem colecta date din surse terțe pentru a vă permite să vă autentificați în serviciile noastre, sau dacă partajați date stocate în serviciile noastre cu terți — aceste servicii terțe ne pot trimite informații despre dumneavoastră și profilul dumneavoastră public, în măsura în care setările contului dumneavoastră din aplicația terțului permit acest tip de partajare.

De asemenea, putem primi informații asociate utilizării site-urilor noastre din aplicații terțe. Dacă vizitați site-urile noastre, putem monitoriza și înregistra activitățile dumneavoastră, iar furnizorii noștri terți ne pot oferi informații adiționale disponibile pentru acces public.

Informațiile pe care le colectăm pot fi, de asemenea, utilizate pentru identificare, autentificare, prevenirea fraudei și pentru a îmbunătăți serviciul pe care îl prestăm, inclusiv rezolvarea problemelor, cercetări de piață și respectarea Termenilor noștri de Utilizare.

8. Cum tratează Interfy, în calitate de PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ, documentele și datele stocate de dumneavoastră pe platformă

Conținutul stocat de dumneavoastră și de persoanele din organizația dumneavoastră pe platforma Interfy nu este vizualizat de echipa noastră de suport, cu excepția cazului în care administratorul platformei furnizează login și parolă de acces unui dintre colaboratorii noștri, exclusiv în scopul suportului tehnic și al îndrumării privind utilizarea aplicației — utilizatorul trebuind să fie dezactivat de administrator la finalul asistenței. Fiecare client primește o bază izolată, garantând protecția accesului la informații: doar persoanele căreia administratorul platformei le furnizează login și parolă cu permisiunile respective vor avea acces la conținut. Toate conținuturile și datele stocate (înregistrări, fișiere electronice, metadate, formulare, procese etc.) sunt transferate pe serverele noastre din infrastructura AWS (cu certificări ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II și HIPAA Ready, în plus față de conformitatea cu LGPD și GDPR), prin tastare, scanare și/sau încărcare de către persoanele autorizate de OPERATOR, conform regulilor și configurărilor predefinite de administratorul platformei; conținutul circulă între stații de lucru sau dispozitive și este transferat prin HTTPS, utilizând criptare TLS.

9. Partajarea cu terți

Interfy poate partaja datele dumneavoastră cu parteneri de afaceri atunci când considerăm că sunt de încredere și că pot avea produse și servicii relevante pentru dumneavoastră, sau pentru a putea executa acest contract de prestare de servicii — cum ar fi, de exemplu, furnizorii de hosting. Atunci când trebuie să facem acest lucru, ne asigurăm că terțul este de încredere și că va păstra confidențialitatea datelor dumneavoastră.

Dacă Interfy trece printr-un proces de fuziune, achiziție sau modificare a structurii acționariatului, compania poate partaja datele dumneavoastră cu terți ca urmare a acestui proces.

Dacă accesați aplicația noastră utilizând direct aplicații terțe, datele dumneavoastră pot fi partajate cu acestea; asigurați-vă că aveți încredere în aplicație și respectați politicile de protecție a datelor ale companiei proprietare a acesteia.

Putem partaja date cu aplicații terțe prin utilizarea unui API, unde datele stocate pot fi consultate și/sau copiate către alte aplicații, cu acordul corespunzător al OPERATORULUI responsabil de datele stocate pe platforma noastră.

Interfy poate divulga datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când este obligată prin lege sau dispoziție legală, cu scopul de a proteja securitatea oricărei persoane în chestiuni de fraudă, de a proteja dreptul la viață și la libertate, sau de a proteja drepturile Interfy.

Utilizăm instrumente analitice terțe, care colectează informații trimise de browserul dumneavoastră ca parte a unei solicitări de pagină web, module suplimentare ale browserului și alte informații, pentru a ne ajuta să măsurăm traficul și tendințele de utilizare a Serviciilor noastre.

Interfy poate stoca și prelucra date cu caracter personal în sisteme de marketing terțe, sisteme de gestiune a relației cu clienții (CRM) și sisteme de gestionare a poștei electronice, cu scopul de a promova operațiunile companiei și de a facilita interacțiunile cu utilizatorii și clienții potențiali.

10. Blog și comunitate

Putem crea bloguri și comunități accesibile publicului, inclusiv forumuri. Orice informație pe care o includeți în aceste zone poate fi citită de alte persoane, pe care nu le putem controla, putând fi, de asemenea, colectată și utilizată de cei care accesează acel conținut; informațiile postate pot rămâne disponibile chiar și după ce vă închideți contul.

Dacă eliminați informații postate în serviciul de blog și/sau comunitate, copiile pot rămâne stocate în cache-ul serviciului sau la alți utilizatori. Dacă doriți să eliminăm aceste informații, trimiteți un e-mail la privacidade@interfy.ai; totuși, în unele cazuri, este posibil să nu putem elimina astfel de informații.

11. Partajarea internațională a datelor

Găzduirea serviciilor noastre este distribuită în regiunile de mai jos:

• Amazon AWS — São Paulo (Brazilia) și Virginia (Statele Unite ale Americii).

Datele sunt distribuite în mod automatizat prin resursele tehnologice aplicate în propria infrastructură. Pentru a garanta protecția datelor, adoptăm măsuri de securitate conform prevederilor LGPD și, împreună cu furnizorul AWS, utilizăm resurse împotriva distrugerii accidentale, accesului neautorizat, copii de rezervă automatizate și măsuri organizatorice alineate cu politica de securitate, printre alte aspecte tehnice rezonabile.

Datele utilizatorilor din Uniunea Europeană, Regatul Unit, Liechtenstein, Norvegia, Islanda și alte țări sunt stocate în Statele Unite (SUA) prin Interfy și furnizorii săi de servicii; dacă nu locuiți în SUA, legile pot fi diferite de cele din țara în care locuiți. Prin utilizarea Serviciilor, recunoașteți că orice informație personală despre dumneavoastră este furnizată către Interfy în SUA și găzduită pe servere din SUA, și autorizați Interfy să transfere, să stocheze și să prelucreze informațiile dumneavoastră din și în Statele Unite și, atunci când este necesar, în alte țări indicate în această politică. Utilizatorii din Brazilia pot avea datele stocate atât în Statele Unite, cât și în Brazilia.

12. Timpul de prelucrare și păstrarea datelor

Date pentru care Interfy este OPERATOR: datele colectate direct sau de clienții noștri de pe Platformă sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru furnizarea serviciilor, sau atât timp cât este necesar pentru respectarea acordurilor și obligațiilor noastre legale, contabile și fiscale. Pentru eliminare sau anonimizare, am stabilit politici interne care garantează siguranța procesului, putând păstra datele până la 3 luni după încetarea utilizării serviciilor, ca marjă de siguranță înainte de a fi eliminate sau anonimizate. Datele utilizate de departamentul de marketing pot fi păstrate atât timp cât considerăm că serviciile noastre pot fi relevante pentru o viitoare contractare, sau până când vă dezabonați sau solicitați eliminarea datelor.

Date pentru care Interfy este PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ: sunt păstrate până când OPERATORUL solicită eliminarea și până când putem să o executăm în siguranță, confirmând că toate datele au fost definitiv eliminate, ceea ce poate dura până la 90 de zile. Interfy solicită tuturor persoanelor fizice și juridice care contractează și utilizează serviciile noastre să acționeze în conformitate cu toate legile și reglementările aplicabile, în plus față de această politică, putând întrerupe unilateral furnizarea serviciilor dacă detectează că utilizatorii clientului violează normele de protecție a datelor cu caracter personal, conform specificat în Termenii noștri de Utilizare.

Date prelucrate pentru asigurarea conformității: datele necesare pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile, de asigurări sociale, de muncă și legale ale grupului Interfy, în oricare dintre țările în care operăm, sunt păstrate pentru perioada determinată de legea fiecărei țări.

13. Consimțământul

Prin acceptarea Politicii noastre de Confidențialitate și prin înregistrarea pentru a utiliza platforma noastră sau orice altă componentă a Serviciilor noastre, vă asumați că sunteți de acord cu aceasta și ne autorizați să vă prelucrăm datele conform acestei politici.

Aveți dreptul de a vă retrage, total sau parțial, consimțământul pentru a vă prelucra Datele cu Caracter Personal. Pentru aceasta, contactați privacidade@interfy.ai, și vom întrerupe prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru scopurile pentru care ați consimțit inițial, cu excepția cazului în care există motive legale și convingătoare pentru a continua prelucrarea Datelor dumneavoastră cu Caracter Personal, care anulează interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră, sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea în acțiuni judiciare.

14. Corectarea, actualizarea sau ștergerea informațiilor dumneavoastră

Puteți solicita corectarea, actualizarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le furnizați direct Interfy; echipa noastră va face toate eforturile pentru a răspunde solicitării dumneavoastră în termenul legal aplicabil, dar nu vom fi responsabili pentru eventuala neîndeplinire a răspunsului nostru.

Atunci când informația dumneavoastră este prelucrată de unul dintre clienții noștri care contractează serviciile noastre, trebuie să adresați solicitările direct furnizorului dumneavoastră (clientul nostru de servicii), care acționează ca OPERATOR al datelor dumneavoastră.

15. Drepturi de confidențialitate pentru utilizatorii din California

Rezidenții din California au dreptul de a ne solicita un aviz care să identifice categoriile de informații personale pe care le partajăm cu partenerii sau terții noștri în scopuri de marketing, inclusiv informațiile de contact ale fiecărui terț. Dacă sunteți rezident în California, utilizați serviciile noastre și doriți să solicitați astfel de informații, trimiteți o solicitare la privacidade@interfy.ai.

16. Informații personale ale copiilor

Nu colectăm și nu solicităm intenționat informații personale de la persoane sub 13 ani, conform Termenilor noștri de Abonare. Dacă aveți sub 13 ani, nu încercați să vă înregistrați la servicii și nu ne trimiteți nicio informație personală despre dumneavoastră. Dacă luăm cunoștință de un cont creat de o persoană sub 13 ani, sau de informații trimise direct nouă în aceste condiții, vom șterge toate informațiile cât mai rapid posibil. Dacă identificați că un copil sub 13 ani a înregistrat un cont în serviciile noastre sau a furnizat informații personale, contactați-ne la privacidade@interfy.ai.

17. Baza legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrăm informațiile dumneavoastră personale doar dacă avem o bază legală pentru a face acest lucru. Utilizăm următoarele baze legale:

• Necesitate contractuală: datele sunt prelucrate pentru a respecta Termenii noștri de Serviciu cu dumneavoastră, fiind fundamentale pentru a putea furniza serviciile — fără ele nu am putea face acest lucru. Include date esențiale ale contului, cookie-uri primare esențiale, date de conexiune și informații ale contului de la terți (dacă există), ca în cazul autentificării prin Active Directory.
• Consimțământ: în unele cazuri, prelucrăm date cu caracter personal pe baza consimțământului furnizat formal de dumneavoastră în momentul colectării, solicitat expres în momentul colectării.
• Interes legitim: colectăm anumite categorii atunci când credem că favorizează interesul nostru legitim sau cel al unor terți, cum ar fi date de facturare, date din formulare online, date adiționale ale contului, telefon, chat și e-mail (atunci când sunt colectate prin mijloace diferite de contul de utilizator al serviciului), date despre evenimente și comunități, cookie-uri de urmărire, tichete de suport, identificatori ai dispozitivelor și web beacons.
• Alte motive: putem prelucra date pentru a respecta obligații legale, contabile, fiscale și de muncă, pentru a proteja interesele vitale ale titularilor de date, sau pentru a răspunde cerințelor instituțiilor guvernamentale și/sau ale puterii judecătorești.

18. Dispoziții generale