Integritetspolicy

1. Definitioner

Personuppgifter: information som gör det möjligt att identifiera en fysisk person, direkt eller indirekt, inklusive genom att korsreferera data. Exempel: identitetsnummer, personnummer/CPF, adress, fotografi, religiös eller politisk uppfattning, födelsedatum, hälsodata, biometri osv.

Registrerad: ägaren av uppgiften, det vill säga den fysiska person som uppgiften avser.

Databehandling: alla åtgärder som utförs med personuppgifter, såsom insamling, visning, delning, mottagande, redigering, radering, överföring osv.

Ändamål: det mål man avser att uppnå med den behandling av data som genomförs.

Personuppgiftsansvarig: den fysiska eller juridiska person som utsetts av Interfy för att besvara frågor och säkerställa att databehandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning, med respekt för de registrerades rättigheter.

Personuppgiftsbiträde: den fysiska eller juridiska person som utför databehandlingen på uppdrag av den personuppgiftsansvarige.

Tredje part: fysisk eller juridisk person, offentlig eller privat, som Interfy har eller kan komma att ha en relation med.

Dataskyddsombud: den fysiska eller juridiska person som utsetts av Interfy för att besvara frågor och säkerställa att databehandlingen sker i enlighet med LGPD, med respekt för de registrerades rättigheter.

2. Vilka rättigheter du har som registrerad

• Som registrerad har du rätt till enkel åtkomst till information om behandlingen av dina uppgifter, som ska göras tillgänglig på ett tydligt, lämpligt och tillgängligt sätt.
• Du kan bekräfta att behandling sker samt begära och få tillgång till uppgifterna.
• Om du upptäcker att uppgifterna är ofullständiga, felaktiga eller inaktuella kan du begära rättelse.
• Interfy sparar inte onödiga uppgifter, men om någon uppgift anses vara överdriven kan du begära anonymisering, blockering eller radering, även om uppgifterna behandlas i strid med tillämplig lagstiftning.
• Om du behöver att dina uppgifter överförs till en annan leverantör kan du begära dataportabilitet, genom en uttrycklig begäran, med hänsyn till affärs- och yrkeshemligheter.
• Om du har gett oss samtycke att behandla dina uppgifter kan du begära att de raderas, förutom i de fall som föreskrivs i tillämplig lagstiftning.
• Vi kommer att informera dig om vilka offentliga eller privata organ Interfy har delat dina uppgifter med, om delning sker.
• Om du inte vill ge oss ditt samtycke till databehandlingen respekterar vi ditt beslut och informerar om eventuella konsekvenser av att inte lämna det.
• Du har rätt att återkalla ditt samtycke, genom uttrycklig, kostnadsfri och enkel begäran.
• Om nödvändigt har du rätt att vända dig till ANPD (den brasilianska dataskyddsmyndigheten), konsumentskyddsorgan och tillsynsmyndigheter för dataskydd, om dina uppgifter behandlas på ett olämpligt sätt av Interfy.
• Du kan motsätta dig databehandling som grundas på undantag från samtycke i fall av bristande efterlevnad av tillämplig lagstiftning.
• Om Interfy behandlar uppgifter på ett automatiserat sätt och fattar beslut som enbart baseras på sådan behandling och som påverkar dina intressen, kan du begära att sådana beslut omprövas.
• Du kan när som helst begära tydlig och adekvat information om de kriterier och förfaranden som används för automatiserade beslut, med hänsyn till affärs- och yrkeshemligheter.
• För att utöva dina rättigheter kopplade till dataskydd, skicka din begäran till privacidade@interfy.ai; vårt dataskyddsombud kommer att vidta de åtgärder som krävs för att tillmötesgå din begäran.
• Om du återkallar ditt samtycke och det inte finns någon annan rättslig grund som stödjer behandlingen, kommer vi att sluta behandla dina uppgifter för det ändamål som samtycket avsåg.
• All information som du lämnar på bloggar eller webbplatser, offentligt exponerad på internet utan åtkomstkontroll, kan inte garanteras skydd av oss, och vi kan inte heller begränsa vem som får kopiera eller dela sådan information.

3. Vilka uppgifter vi behandlar

Interfy är en leverantör av tjänster för intelligent dokumenthantering och automatisering av affärsprocesser, som samlar dokument (Documents), processautomation (Process), intelligent inskanning (Capture) och elektronisk och digital signatur (Sign) i en enda plattform. Våra tjänster tillhandahålls online, med direkt avtal från användarföretagen eller via affärspartners och distributörer. Vi behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att aktivera och upprätthålla våra tjänster, säkerställa säkerhet och tillgänglighet, diagnostisera tekniska problem, komma ihåg användbar information för en bättre användning av tjänsten, skicka nödvändiga underhållsmeddelanden och varningar, tillhandahålla teknisk support, ge utbildning och vägledning om bästa praxis, informera om förbättringar och nya funktioner, samt erbjuda relevanta kompletterande tjänster för användare och framtida användare.

Varje fysisk eller juridisk person som tecknar våra tjänster kan lagra och behandla uppgifter med hjälp av de funktioner som finns tillgängliga på vår plattform, och identifieras som PERSONUPPGIFTSANSVARIG, medan Interfy agerar som PERSONUPPGIFTSBITRÄDE. I den rollen håller vi uppgifterna säkra och tillgängliga, raderar dem eller tillhandahåller kopior på uttrycklig begäran av den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA, i enlighet med de inställningar som denne har fastställt. Som PERSONUPPGIFTSBITRÄDE åtar sig Interfy att behandla information som klassificeras som personuppgifter strikt enligt de kriterier som fastställs av den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA och som anges i GDPR och LGPD samt övriga tillämpliga förordningar, uteslutande för de ändamål som anges i användarvillkoren, och Interfy kan inte hållas ansvarigt gentemot den nationella dataskyddsmyndigheten (ANPD) och/eller andra myndigheter, registrerade eller någon annan institution med befogenhet att tillämpa administrativa eller rättsliga sanktioner.

Om Interfy skulle bli föremål för sanktioner i egenskap av PERSONUPPGIFTSBITRÄDE, förbehåller vi oss rätten att i sin tur kräva av den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA ersättning för alla förluster, skador och kostnader som uppstår till följd av det olagliga agerandet, samt andra åtgärder som krävs för att skydda Interfys rättigheter.

Interfy och de företag som ingår i koncernen har ingen kontroll över vilka uppgifter användarna lagrar, i enlighet med punkt 8 i våra Användarvillkor.

För att använda våra tjänster lämnar du följande information, som betraktas som Personuppgifter och för vilka Interfy ansvarar som PERSONUPPGIFTSANSVARIG: vid tecknandet av tjänsterna, som användare av plattformen, eller när du besöker våra webbplatser och skickar oss ett personligt CV, lämnar du ditt namn, e-post, telefonnummer, befattning och CV-uppgifter (som varierar beroende på varje registrerad).

4. Vad vi använder varje uppgift till

Namn och e-post: vi använder dessa uppgifter för att skicka det första meddelandet om att din arbetsyta har skapats, och därefter meddelanden relaterade till tjänsten, underhållsbehov, uppdateringar, lagstadgade skyldigheter, marknadsföringsinformation om nya produkter och funktioner, erbjudanden, eller annat innehåll som är nödvändigt för att förbättra tjänsten. Du kan välja att inte ta emot marknadsföringsmeddelanden genom att markera det alternativ som finns i e-postmeddelandet. Om vi tar emot ett e-postmeddelande kan vi behålla meddelandet, inklusive våra svar, för att upprätthålla en historik över supportärenden.

Telefonnummer: vi samlar in telefonnumret för senare kontakt via WhatsApp eller andra meddelandeappar, i syfte att besvara supportförfrågningar snabbare och mer korrekt, skicka meddelanden och marknadsföringsmaterial, eller för kontakter från vår ekonomiavdelning, när det är lämpligt och nödvändigt. Vi lägger inte till dig i någon grupp utan föregående inbjudan.

CV: de CV:n som skickas in av de registrerade lagras i vår databas under 24 månader, och används för att välja ut medarbetare i våra rekryteringsprocesser när en ny tjänst öppnas.

Befattning: lagras i register över kunder och partners så att vi kan identifiera funktionerna hos varje person vi har en relation med, för att kunna vända oss till rätt personer när det behövs.

Betalningsuppgifter: används för behandling av den månatliga faktureringen av tjänsterna. När betalning via kredit- och/eller betalkort väljs lagrar Interfy inte uppgifterna — de kopplas till ett prenumerations-ID hos betalningsprocessorn (till exempel Stripe eller PayPal), som samlar in och lagrar uppgifterna för behandling. Interfy behåller endast det tillhörande ID:t; våra underleverantörer (subprocessorer) har sina egna integritetspolicyer. För övriga tillgängliga betalningsmetoder samlar vi in och lagrar faktureringsinformation, prenumerationsregister och betalningsregister för att säkerställa tjänsternas kontinuitet. Utöver ovanstående uppgifter kan vi samla in: plats, IP-adress för den anslutna enheten och identifiering av anslutna enheter.

5. Hur vi samlar in och använder varje uppgift

Din plats: vi kan samla in, lagra och övervaka platsdata när du besöker en av våra webbplatser eller Interfy-applikationen. Kombinerat med andra uppgifter kan dessa data göra dig identifierbar; de är nödvändiga för att vissa tjänster ska fungera korrekt, som identifiering av lokal valuta och språk.

IP-adress för den anslutna enheten: tillsammans med e-postadress och plats gör detta det möjligt för oss att identifiera var användaren är placerad på vår plattform och till vilken region den hör, vilket hjälper oss att förbättra våra supportrutiner och identifiera eventuella regionrelaterade problem, såsom prestandafrågor för tjänsten.

Identifiering av anslutna enheter: när du använder tjänsterna från en mobil enhet kan vi samla in, lagra, övervaka och komma åt enhetsidentifierare, som kan göra dig identifierbar om de kombineras med andra uppgifter. Vi lagrar dessa uppgifter för att rendera sidorna enligt enhetens storlek och begränsa funktioner som inte är lämpliga för vissa typer av enheter.

Andra uppgifter som vi behandlar utifrån de ovan insamlade uppgifterna:

Cookies: hjälper dig att logga in på plattformen snabbare, genom att lagra information om hur du navigerar på webbplatsen; denna information, som skickas till oss anonymt, gör det möjligt för oss att förbättra din surfupplevelse. En beständig cookie ligger kvar på din hårddisk efter att du stängt webbläsaren, och kan tas bort enligt instruktionerna för din webbläsare; en sessionscookie är tillfällig och försvinner när webbläsaren stängs.

Loggfiler: när du använder Tjänsten registrerar våra servrar automatiskt viss information som skickas av din webbläsare, till exempel webbförfrågan, IP-adress, webbläsartyp, sökningar/utgångssidor och URL:er, antal klick, hur du interagerar med länkar i Tjänsten, domännamn, landningssidor, visade sidor, mobiloperatör och annan information.

Webbfyrar (web beacons): vi kan använda dem i HTML-baserade e-postmeddelanden som skickas till användare, vilket gör det möjligt för oss att spåra vilka som öppnas av mottagarna och användningsmönster online, vilket genererar mer detaljerad statistik och gör våra tjänster mer attraktiva för användarna.

6. Uppgifter som samlas in på frivillig basis

Du kan lägga till ditt foto i din åtkomstprofil på plattformen när du använder tjänsterna. Detta är valfritt och du kan ta bort det när du vill.

Du kan även skicka oss dina uppgifter genom att fylla i ett onlineformulär, skicka e-post eller kontakta oss via chatt. Dessa uppgifter behandlas för att ge dig den information du begär och kan användas för direktmarknadsföring och analysändamål.

Om du registrerar dig för ett av våra onlineevenemang lämnar du dina kontaktuppgifter, genom vilka vi ger dig åtkomst till evenemanget; dessa uppgifter behandlas för att bättre förstå vår bas av användare eller framtida användare och för direktmarknadsföring.

Du kan avsluta prenumerationen på marknadsföringskommunikation från Interfy genom att följa avregistreringsinstruktionerna i sidfoten på våra marknadsföringsmejl, eller genom att skicka ett e-postmeddelande till privacidade@interfy.ai.

7. Uppgifter som samlas in från tredje part

Vi kan samla in uppgifter från tredjepartskällor för att du ska kunna logga in på våra tjänster, eller om du delar uppgifter som lagras i våra tjänster med tredje part — dessa tredjepartstjänster kan skicka information till oss om dig och din offentliga profil, förutsatt att inställningarna för ditt konto i tredjepartsapplikationen tillåter denna typ av delning.

Vi kan också ta emot information kopplad till användningen av våra webbplatser från tredjepartsapplikationer. Om du besöker våra webbplatser kan vi övervaka och registrera dina aktiviteter, och våra tredjepartsleverantörer kan förse oss med ytterligare information som är tillgänglig för allmänheten.

Den information vi samlar in kan även användas för identifiering, autentisering, förebyggande av bedrägerier och för att förbättra den tjänst vi tillhandahåller, inklusive felsökning, marknadsundersökningar och efterlevnad av våra Användarvillkor.

8. Hur Interfy, i egenskap av PERSONUPPGIFTSBITRÄDE, hanterar dokument och data som du lagrar på plattformen

Innehåll som du och personerna i din organisation lagrar på Interfy-plattformen visas inte av vår supportpersonal, förutom om plattformens administratör tillhandahåller inloggning och lösenord till en av våra medarbetare, uteslutande för teknisk support och vägledning om användning av applikationen — och användaren ska inaktiveras av administratören när ärendet är avslutat. Varje kund får en isolerad databas, vilket garanterar skydd av åtkomsten till informationen: endast de personer som plattformens administratör ger inloggning och lösenord med respektive behörigheter får tillgång till innehållet. Allt lagrat innehåll och alla data (register, elektroniska filer, metadata, formulär, processer osv.) överförs till våra servrar i AWS-infrastrukturen (certifierad enligt ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type II och HIPAA Ready, samt i enlighet med LGPD och GDPR), genom inmatning, skanning och/eller uppladdning av personer som auktoriserats av den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA, i enlighet med de regler och inställningar som plattformens administratör fastställt i förväg; innehållet överförs mellan arbetsstationer eller enheter och skickas via HTTPS, med TLS-kryptering.

9. Delning med tredje part

Interfy kan dela dina uppgifter med affärspartners när vi anser att de är tillförlitliga och kan ha produkter och tjänster som är relevanta för dig, eller för att vi ska kunna fullgöra detta tjänsteavtal — till exempel hostingleverantörer. När vi behöver göra detta säkerställer vi att tredje part är tillförlitlig och kommer att bevara sekretessen för dina uppgifter.

Om Interfy genomgår en fusion, förvärv eller ägarförändring kan bolaget dela dina uppgifter med tredje part till följd av den processen.

Om du använder vår applikation via tredjepartsappar direkt kan dina uppgifter delas med dem; se till att du litar på appen och observera dataskyddspolicyerna hos det ägande företaget.

Vi kan dela uppgifter med tredjepartsapplikationer via API, där lagrade uppgifter kan hämtas och/eller kopieras till andra applikationer, med vederbörligt godkännande från den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA som ansvarar för de uppgifter som lagras på vår plattform.

Interfy kan lämna ut dina personuppgifter när det krävs enligt lag eller lagbestämmelse, i syfte att skydda säkerheten för en individ i bedrägerifrågor, skydda rätten till liv och frihet, eller skydda Interfys rättigheter.

Vi använder tredjeparts analysverktyg, som samlar in information som skickas av din webbläsare som en del av en begäran om en webbsida, webbläsartillägg och annan information, för att hjälpa oss mäta trafik och användningstrender för våra Tjänster.

Interfy kan lagra och behandla personuppgifter i tredjeparts marknadsföringssystem, kundrelationssystem (CRM) och system för hantering av e-post, i syfte att främja företagets verksamhet och underlätta interaktioner med användare och potentiella kunder.

10. Blogg och community

Vi kan skapa bloggar och offentligt tillgängliga communities, inklusive forum. All information du lägger in i dessa områden kan läsas av andra personer, som vi inte kan kontrollera, och kan även samlas in och användas av den som får tillgång till detta innehåll; publicerad information kan finnas kvar även efter att du avslutat ditt konto.

Om du tar bort information som publicerats i blogg- och/eller community-tjänsten kan kopior finnas kvar i tjänstens cache eller hos andra användare. Om du vill att vi tar bort denna information, skicka ett e-postmeddelande till privacidade@interfy.ai; i vissa fall kan vi dock inte kunna ta bort sådan information.

11. Internationell delning av data

Hostingen av våra tjänster är fördelad på nedanstående regioner:

• Amazon AWS — São Paulo (Brasilien) och Virginia (Amerikas Förenta Stater).

Uppgifterna distribueras på ett automatiserat sätt genom de tekniska resurserna som tillämpas i själva infrastrukturen. För att säkerställa dataskyddet vidtar vi säkerhetsåtgärder i enlighet med LGPD:s bestämmelser och, tillsammans med leverantören AWS, använder vi resurser mot oavsiktlig förstörelse, obehörig åtkomst, automatiserade säkerhetskopior och organisatoriska åtgärder i linje med säkerhetspolicyn, bland andra rimliga tekniska aspekter.

Uppgifter från användare i Europeiska unionen, Storbritannien, Liechtenstein, Norge, Island och övriga länder lagras i Amerikas Förenta Stater (USA) via Interfy och dess tjänsteleverantörer; om du inte är bosatt i USA kan lagarna skilja sig från de lagar som gäller där du bor. Genom att använda Tjänsterna bekräftar du att all personlig information om dig lämnas till Interfy i USA och hostas på servrar i USA, och du ger Interfy tillstånd att överföra, lagra och behandla din information från och i Amerikas Förenta Stater och, när det behövs, i andra länder som anges i denna policy. Användare i Brasilien kan ha sina uppgifter lagrade både i USA och i Brasilien.

12. Behandlings- och lagringstid för uppgifter

Uppgifter där Interfy är PERSONUPPGIFTSANSVARIG: de uppgifter som samlas in direkt eller av våra kunder via Plattformen bevaras endast under den tid som krävs för att tillhandahålla tjänsterna, eller under den tid som krävs för att uppfylla våra avtal och lagliga, redovisnings- och skattemässiga skyldigheter. För radering eller anonymisering har vi fastställt interna policyer som säkerställer processens säkerhet, och vi kan behålla uppgifterna i upp till 3 månader efter att användningen av tjänsterna upphört, som en säkerhetsmarginal innan de raderas eller anonymiseras. Uppgifter som används av marknadsföringsavdelningen kan behållas så länge vi anser att våra tjänster kan vara relevanta för ett framtida avtal, eller tills du avregistrerar dig eller begär radering av uppgifterna.

Uppgifter där Interfy är PERSONUPPGIFTSBITRÄDE: bevaras tills den PERSONUPPGIFTSANSVARIGA begär radering och tills vi säkert kan genomföra den, och bekräftar att alla uppgifter har raderats slutgiltigt, vilket kan ta upp till 90 dagar. Interfy kräver att alla fysiska och juridiska personer som tecknar och använder våra tjänster agerar i enlighet med alla tillämpliga lagar och förordningar, utöver denna policy, och kan ensidigt avsluta tillhandahållandet av tjänsterna om vi upptäcker att kundens användare bryter mot regler för skydd av personuppgifter, enligt vad som anges i våra Användarvillkor.

Uppgifter som behandlas för att upprätthålla efterlevnad: de uppgifter som krävs för att uppfylla skatte-, avgifts-, socialförsäkrings-, arbetsrättsliga och juridiska skyldigheter för Interfy-koncernen, i vilket land vi verkar, bevaras under den tid som fastställs i respektive lands lagstiftning.

13. Om samtycke

Genom att godkänna vår Integritetspolicy och registrera dig för att använda vår plattform eller någon av våra Tjänster, godkänner du den och ger oss tillstånd att behandla dina uppgifter i enlighet med denna policy.

Du har rätt att helt eller delvis återkalla ditt samtycke till att vi behandlar dina Personuppgifter. För att göra detta, kontakta privacidade@interfy.ai, och vi kommer att sluta behandla dina personuppgifter för de ändamål du ursprungligen samtyckte till, om det inte finns lagliga och övertygande skäl att fortsätta behandla dina Personuppgifter som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

14. Rätta, uppdatera eller radera din information

Du kan begära rättelse, uppdatering eller radering av de personuppgifter du lämnar direkt till Interfy; vårt team gör sitt bästa för att tillmötesgå din begäran inom tillämplig lagstadgad tidsram, men vi ansvarar inte för eventuella fel i leveransen av vårt svar.

När din information behandlas av en av våra kunder som tecknat våra tjänster, ska du rikta din begäran direkt till din leverantör (vår tjänstekund), som agerar som PERSONUPPGIFTSANSVARIG för dina uppgifter.

15. Integritetsrättigheter för användare i Kalifornien

Invånare i Kalifornien har rätt att begära ett meddelande från oss som identifierar de kategorier av personuppgifter vi delar med våra partners eller tredje part i marknadsföringssyfte, inklusive kontaktinformation för varje tredje part. Om du är bosatt i Kalifornien, använder våra tjänster och vill begära sådan information, skicka en begäran till privacidade@interfy.ai.

16. Barns personuppgifter

Vi samlar inte medvetet in eller begär personuppgifter från personer under 13 år, i enlighet med vårt Prenumerationsavtal. Om du är under 13 år ska du inte försöka registrera dig för tjänsterna eller skicka oss någon personlig information om dig. Om vi får kännedom om ett konto som skapats av en person under 13 år, eller information som skickats direkt till oss under sådana omständigheter, kommer vi att radera all information så snart som möjligt. Om du upptäcker att ett barn under 13 år har registrerat ett konto i våra tjänster eller lämnat personuppgifter, kontakta oss på privacidade@interfy.ai.

17. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast din personliga information om vi har en rättslig grund för att göra det. Vi använder följande rättsliga grunder:

• Avtalsnödvändighet: uppgifterna behandlas för att uppfylla vårt Användaravtal med dig, och är avgörande för att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna — utan dem skulle vi inte kunna göra det. Inkluderar väsentliga kontouppgifter, primära nödvändiga cookies, anslutningsdata och tredjeparts kontoinformation (om sådan finns), som vid inloggning via Active Directory.
• Samtycke: i vissa fall behandlar vi personuppgifter baserat på det samtycke du formellt lämnat vid insamlingstillfället, uttryckligen begärt vid insamlingen.
• Berättigat intresse: vi samlar in vissa kategorier när vi anser att de gynnar vårt eller tredje parts berättigade intresse, såsom faktureringsdata, uppgifter från onlineformulär, ytterligare kontouppgifter, telefon, chatt och e-post (när de samlas in på andra sätt än via tjänstens användarkonto), uppgifter om evenemang och communities, spårningscookies, supportärenden, enhetsidentifierare och webbfyrar.
• Andra skäl: vi kan behandla uppgifter för att uppfylla juridiska, redovisnings-, skatte- och arbetsrättsliga skyldigheter, för att skydda registrerades vitala intressen, eller för att tillmötesgå krav från myndigheter och/eller domstolar.

18. Allmänna bestämmelser